Kickoff meeting: krok nr 1 w procesie budowy aplikacji – co musisz wiedzieć jako Product Owner?
Jeśli jesteś product ownerem, który właśnie otrzymał zaproszenie na kickoff meeting – prawdopodobnie w Twojej głowie pojawia się wiele pytań.
Co będziemy robić podczas tego spotkania? Dlaczego jest ono potrzebne? Jak powinieneś się do niego przygotować?
Żeby Ci w tym pomóc, zebraliśmy wszystkie kluczowe informacje na temat kickoffu. Mamy nadzieję, że dzięki nim poczujesz się pewniej i szybciej osiągniesz lepsze rezultaty.
Czym jest kickoff meeting?
To pierwsze spotkanie zespołu projektowego, podczas którego omawiamy kwestie organizacyjne, cele, narzędzia, obowiązki i zadania. Skupiamy się na aspektach, które optymalizują współpracę i określamy główne elementy projektu.
Bez kickoffu nie możemy rozpocząć procesu tworzenia aplikacji.
Kiedy odbywa się to spotkanie?
Zanim dojdzie do kickoffu, wcześniej klienci spotkają się z sales managerem. Później, w zależności od tego, jaki jest zakres projektu, cały zespół bierze udział w warsztatach Product Design (są opcjonalne). Następnie tworzymy pierwszy szkic estymacji.
Potem przychodzi czas na bardziej precyzyjną estymację i kickoff meeting. Często jest to pierwsza okazja do tego, żeby zespół zajmujący się tworzeniem aplikacji poznał product ownera (PO) i pozostałych członków jego zespołu.
Na dalszym etapie procesu programiści rozpoczynają pracę nad aplikacją.
Kto bierze udział w kickoffie?
Zespół agencji programistycznej:
- Project Manager lub Scrum Master – koordynator, który nadzoruje proces rozwoju produktu
- Programiści – odpowiedzialni za tworzenie aplikacji
- Testerzy QA – specjaliści, którzy sprawdzają, czy funkcjonalności działają zgodnie z planem.
Opcjonalnie: Account Manager, UX/UI designer, UX researcher
Zespół klienta:
- Product Owner – osoba, która ustala zakres sprintów, określa priorytety, ocenia rezultaty i zajmuje się doskonaleniem backlogu.
Opcjonalnie: Business founder lub product manager, UX/UI designer, UX researcher, testerzy QA, analityk danych, programiści od backendu, inne osoby powiązane z produktem
Na czym się skupiamy?
Omawiamy 7 głównych aspektów procesu rozwoju aplikacji. To one kształtują nasz sposób działania i wyznaczają kierunek, w jakim będziemy podążać.
Zaufanie
Może to zabrzmieć banalnie, ale to naprawdę kluczowe, żebyśmy ufali swoim pomysłom, jeśli mamy razem pracować. Z naszego doświadczenia wynika, że gdy wszyscy są przekonani do wyznaczonego celu, osiągamy lepsze rezultaty. Dlatego celem spotkania kickoffowego jest też wzbudzenie entuzjazmu i stworzenie przyjaznego środowiska pracy.
Jeśli project manager nie jest w pełni przekonany do samej idei aplikacji, cały zespół będzie czuł to samo. Właśnie dlatego musimy zrozumieć kontekst produktu, żeby mieć tak entuzjastyczne nastawienie jak Ty. To zawsze widać, czy oprogramowanie tworzą ludzie, którzy naprawdę wierzą w jego sukces.
Podejście
Wszystkie projekty tworzymy w metodologii agile. To spotkanie to odpowiedni moment, żeby Ci wytłumaczyć, co to właściwie oznacza. Dowiadujesz się, czym są ceremonie w projekcie i jakiego rodzaju spotkania będą się odbywały podczas całego procesu rozwoju aplikacji (np. daily, sprint planning, retro), kto bierze w nich udział i jakiego zaangażowania potrzebujemy od poszczególnych osób.
Role
Nie wystarczy, że Ty wiesz, co masz robić. Musisz też mieć świadomość, co inni mają na swojej liście zadań. Dlatego każdy przedstawia reszcie zespołu swoją rolę w projekcie i omawia swoje obowiązki. Dzięki temu, kiedy chcesz zadać pytanie albo przydzielić zadanie, nie musisz się zastanawiać, z kim najlepiej się skontaktować.
Priorytety
Musimy ustalić, jaki jest Twój cel biznesowy i zapoznać się z kontekstem projektu. Zespół powinien wiedzieć, jaki pomysł doprowadził do decyzji o budowie produktu i co sprawiło, że zdecydowałeś się na pewne konkretne rozwiązania. Dlaczego? Dzięki temu możemy się skupić na aspektach, które są naprawdę istotne dla realizacji projektu.
Kiedy planujemy sprint z product ownerem, upewniamy się, co chcemy osiągnąć, czemu i jak. To jedyny sposób na to, żeby umożliwić płynną współpracę i wzajemne zrozumienie, które prowadzą do osiągania celów biznesowych.
Narzędzia i kwestie organizacyjne
Określamy standardy współpracy dotyczące raportów, spotkań, narzędzi itp. Uczestnicy spotkania uzgadniają metody działania i kanały komunikacji. To jedyny sposób, w jaki możemy zapewnić odpowiedni przepływ informacji, co daje większą kontrolę nad projektem.
Zadania
Celem kickoffu jest też przedstawienie zakresu projektu lub innych dokumentów, które opisują Twoje plany związane z produktem. Powinieneś nam też powiedzieć więcej na temat MVP. Porozmawiamy o jego kluczowych elementach, żeby zespół projektowy wiedział, jakie czekają na niego zadania.
Przydatny termin ZAKRES PROJEKTU
Cały zakres działań, które należy podjąć, żeby ukończyć projekt. Zawiera informacje m.in. o zadaniach, terminach, estymowanych kosztach i materiałach wykorzystywanych do budowy produktu. Opisuje on też oczekiwane rezultaty współpracy pomiędzy agencją tworzącą oprogramowanie a klientem.
Plan spotkania
Kto pracuje nad aplikacją? Jak będziemy współpracować? Ile to wszystko kosztuje?
Spokojnie, podczas spotkania odpowiadamy na wszystkie te pytania. W czasie kickoffu podejmujemy tematy z 6 obszarów i rezerwujemy czas na sesję Q&A.
Miej na uwadze Poniżej opisujemy, jak kickoff zwykle wygląda w naszej firmie. Jego przebieg jest jednak nieco inny w każdej agencji programistycznej. Wiele zależy też od samego projektu. Tak czy inaczej, agenda spotkania niemal zawsze bazuje na podejściu agile, więc różnice nie powinny być znaczące.
Kick-off meeting krok po kroku
1. Kto pracuje nad projektem? Przedstawienie członków zespołu
Zarówno zespół po stronie firmy programistycznej, jak i zespół klienta rozmawiają o swoich rolach i obowiązkach.
Rezultat: Wiemy, czym zajmuje się każdy członek zespołu i z kim należy się konsultować w określonych kwestiach.
2. Do czego służy aplikacja i dla kogo powstaje? Wyjaśnienie celu projektu
Omawiamy cele biznesowe, kontekst i założenia projektu oraz problemy, jakie produkt ma rozwiązać.
Rezultat: Wszyscy rozumiemy, w jakim środowisku aplikacja będzie funkcjonować, dzięki czemu łatwiej nam wybrać ostateczne rozwiązania.
3. Co zamierzamy zrobić? Omówienie zakresu projektu
Członkowie zespołów określają, jakie zadania muszą wykonać, co jest potrzebne do zbudowania MVP i jakie są wstępne plany na kolejne wersje aplikacji.
Rezultat: Mamy wyobrażenie tego, co chcesz osiągnąć, jak produkt ma wyglądać i jakie rozwiązania pomogą nam zbudować wersje aplikacji, których potrzebujesz.
4. Jak będziemy pracować? Objaśnienie metod
Tłumaczymy, jak działa nasz wewnętrzny system zarządzania projektami.
Rezultat: Każdy wie, jak ma przebiegać proces rozwoju aplikacji i czego oczekiwać na poszczególnych jego etapach.
5. Jak będziemy się ze sobą kontaktować? Kanały komunikacji
Project manager informuje, z jakich narzędzi zazwyczaj korzystamy do kontaktu, opisuje do czego służą i jak często zamierzamy się ze sobą konsultować.
Rezultat: Z pomocą sprawdzonego zestawu narzędzi możemy łatwo sprawić, że każdy będzie dobrze poinformowany. W ten sposób przyspieszamy też pracę, ponieważ możemy bezpośrednio kontaktować się z odpowiednimi osobami.
6. Jak będziemy się rozliczać? Ustalenie kwestii finansowych
Omawiamy, jak i kiedy rozliczamy się za pracę nad budową aplikacji.
Rezultat: Zasady rozliczenia są jasne i satysfakcjonujące dla obu stron.
Jakie narzędzia i materiały otrzymujesz?
Link do projektu w Jirze
Jeśli chcesz czuwać nad techniczną stroną projektu, możemy dodać Cię do naszego projektu w Jirze, poświęconego Twojej aplikacji.
Znajdziesz tam wszystkie zadania, dzięki czemu można łatwo sprawdzić, na jakim etapie jest projekt, co zajmuje najwięcej czasu, co jest w fazie testów itp.
Link do obszaru roboczego na Slacku
To narzędzie pozwala nam szybko wymieniać się informacjami z pozostałymi członkami zespołu projektowego. Chcesz zapytać o godzinę spotkania? Potrzebujesz linku do prototypu? Wystarczy, że wyślesz wiadomość na Slacku. W ramach naszego obszaru roboczego tworzymy kilka kanałów, takich jak Tests, Bugs, General, etc., żeby nie było wątpliwości, gdzie zadawać pytania dotyczące konkretnych zagadnień.
Kontakt do każdej osoby zaangażowanej w projekcie
Chociaż Slack to najszybszy sposób kontaktowania się, zawsze przekazujemy również nasze adresy mailowe. Nie tylko dlatego, że warto mieć dodatkowy kanał wymiany informacji. Udostępniamy też dokumenty za pośrednictwem Google Workspace lub innych narzędzi, które wymagają adresu email, żeby wyświetlać treści.
Kalendarz ze spotkaniami
Tworzymy kalendarz dla Twojego projektu. To tam wszyscy zaangażowani w budowę aplikacji znajdują linki do spotkań i sprawdzają, czy ich obecność jest niezbędna. Przykładowo, podczas niektórych spotkań potrzebujemy jedynie product ownera, ale czasem zespół backendowy także musi wziąć udział w rozmowie. Podczas kickoffu powiemy, kto musi uczęszczać na poszczególne typy spotkań (planowanie sprintów, retrospektywy itp.).
Link do Figmy lub Adobe XD
Jeśli jesteśmy odpowiedzialni za przygotowanie designu UI aplikacji, dajemy Ci dostęp do projektu w narzędziu służącym do modelowania. W ten sposób możesz sprawdzić, czy prototyp działa, jak zakładałeś i przekonać się, czy jego wygląd Ci odpowiada.
Jak się przygotować? Lista zadań dla product ownera
- Upewnij się, że każdy w Twoim zespole wie, że to Ty jesteś osobą decyzyjną – kimś do kogo należy się zwrócić, gdy pojawiają się pytania związane z aplikacją.
- Podczas ustalania daty spotkania sprawdź, czy każdy z Twojego zespołu projektowego może wziąć w nim udział – wszystkie osoby zaangażowane w projekt powinny być na nim obecne.
- Przed rozpoczęciem spotkania przygotuj listę pytań, na jakie mają odpowiedzieć programiści.
- Zadbaj o dostępność swojego zespołu, żeby każdy mógł się w pełni poświęcić projektowi.
Co nasza firma przygotowuje na pierwsze spotkanie?
Nie próżnujemy, kiedy Ty przygotowujesz się na kickoff. W tym czasie nasz zespół:
- tworzy obszar roboczy na Slacku, projekt w Jirze itd.
- dobiera odpowiednich specjalistów do projektu
- ustala harmonogram spotkań (który będzie edytowany w trakcie projektu)
- pracuje nad agendą i prezentacją.
Korzyści, jakie daje kickoff meeting
1. Jasny podział obowiązków – kiedy wszyscy wiedzą, co poszczególni członkowie zespołu powinni robić na każdym etapie projektu, szybko otrzymujemy potrzebne informacje. Przy okazji nie ma ryzyka, że nikt nie odniesie się do problematycznych kwestii.
2. Lepsze zrozumienie projektu – zespół zyskuje dogłębną wiedzę na temat produktu i problemów, jakie on rozwiązuje. Upewniamy się też, że mamy wspólną wizję projektu.
3. Transparentne zasady współpracy – nikogo nie dziwi, gdy zakres ich pracy ulega zmianie, bo wszyscy znają swoje obowiązki na każdym etapie procesu. Szacujemy, ile czasu klient powinien poświęcić na konkretne fazy projektu, więc unikamy niemiłych niespodzianek.
5. Efektywny przepływ informacji – wiemy, jak często będziemy mieć regularne spotkania i jakie są nasze kanały komunikacji. To zwiększa efektywność procesu wymiany informacji.
6. Większa kontrola nad projektem – określamy, gdzie będziemy przechowywać dokumentację, informacje o zakresie działań itp. Powinno to być miejsce łatwo dostępne dla każdego, kto tych danych potrzebuje.
7. Optymalny system płatności – w zależności od preferowanego modelu rozliczeń (time & materials albo fixed price), omawiamy kwestie finansowe, takie jak daty płatności. W niektórych przypadkach ustalamy te kwestie na osobnym spotkaniu.
Co dalej?
Kiedy znamy zakres projektu, a backlog jest już gotowy, możemy przejść do kolejnego zadania. Co jest pierwsze na naszej liście?
Tworzymy repozytorium na GitLabie
Programiści potrzebują bezpiecznego miejsca do przechowywania kodu aplikacji. To główny powód, dla którego tworzą repozytorium na GitLabie. Ta platforma umożliwia im też śledzenie zmian, które nanoszą w kodzie dzięki systemowi kontroli wersji.
Nasz zespół opracowuje architekturę produktu
Testujemy różne konfiguracje, żeby znaleźć tę architekturę produktu, która wydaje się najbardziej funkcjonalna.
Planujemy zakres pierwszego sprintu
Project manager (albo scrum master) wspólnie z product ownerem decydują, jaki jest najważniejszy cel pierwszego sprintu i jakie zadania należy w nim wykonać. Współpraca z PO staje się na tym etapie kluczowa. Taka osoba musi być w pełni responsywna, ponieważ w początkowej fazie pojawia się wiele nowych pytań. To ważne, żeby znaleźć na nie odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe.
Po kickoffie możemy nareszcie przystąpić do fazy, na którą wszyscy czekali – budowy aplikacji. Napisz do nas, jeśli masz jakieś pytania związane z naszym procesem albo samym spotkaniem. Pomożemy Ci się do niego przygotować.
Dowiedz się więcej:
