Time and materials vs fixed price – przegląd plusów i minusów, który pomoże Ci wybrać model rozliczenia

Kiedy dzwonisz do firmy tworzącej oprogramowanie i pytasz, jakie modele wyceny oferuje, odpowiedzi zwykle są dwie – albo fixed price, albo time & materials.

Najczęściej usłyszysz, że lepiej wybrać kontrakt T&M. I jest dość prawdopodobne, że ta opcja rzeczywiście się u Ciebie sprawdzi.

Ale spójrzmy prawdzie w oczy – model rozliczeń ma znaczenie nie tylko dla budżetu. Bezpośrednio wpływa też na sukces produktu. Dlatego lepiej dokładnie znać wady i zalety obu kontraktów, żeby wybrać właściwą opcję, gdy planujesz tworzenie oprogramowania.

Time and materials – na czym polega to rozliczenie?

W modelu time and materials płacisz za godziny, jakie zespół poświęca na rozwój oprogramowania. Cena obejmuje także koszty związane z zasobami potrzebnymi do budowy aplikacji.

Wybór modelu time and materials można porównać do wizyty u krawca, który szyje garnitury na zamówienie. Znasz szacunkowy koszt usługi, ale nie jesteś w stanie przewidzieć, czy stracisz lub zyskasz kilogram w miarę upływu czasu. A jeśli coś takiego się zdarzy, krawiec będzie musiał strój dopasować – dodać kilka nowych szwów albo wyciąć kawałek tkaniny. To będzie miało wpływ na ostateczną cenę usługi, ale za to zyskasz idealnie skrojone ubranie.

T&M w rozwoju oprogramowania

Wyobraź sobie Adama, product ownera, który chce zbudować aplikację dla sklepu internetowego. Jeśli wybierze model T&M, firma tworząca oprogramowanie oszacuje całkowity koszt projektu. Adam zdaje sobie sobie sprawę, że ostateczny koszt prawdopodobnie będzie inny, ale przynajmniej wie, czego się spodziewać.

Dodatkowo Adam regularnie otrzymuje informację, ile powinien zapłacić za ustalony czas rozwoju produktu.

Podczas procesu budowy aplikacji, software house jest w ciągłym kontakcie z Adamem i omawia z nim kolejne kroki. Dzięki temu wie on, czym zespół zajmie się na następnym etapie projektu i jaki będzie tego koszt.

Model rozliczeń time and materials jest najpopularniejszy wśród firm, które zajmują się tworzeniem oprogramowania, ale nie jest to jedyna opcja. Dla tych, którzy szukają alternatywy jest model fixed price.

Fixed price – na czym polega to rozliczenie?

W modelu fixed price koszt rozwoju aplikacji mobilnej jest ustalany na początku współpracy, na podstawie bardzo szczegółowego zakresu działań.

Pozostając przy odzieżowej metaforyce, podpisanie kontraktu ze stałym budżetem przypomina bardziej wybór gotowego ubrania w sklepie i zapłatę podanej ceny. Nawet jeśli rękawy są trochę zbyt obcisłe, a spodnie mogłyby być nieco krótsze, przynajmniej przy kasie nie ma żadnych niespodzianek.

Model fixed price w rozwoju oprogramowania

Wróćmy do Adama. Jeśli zdecyduje się on na model fixed price, od samego początku będzie znał ostateczny koszt aplikacji. Wystarczy tylko, że zaplanuje przelewy i poczeka na rezultaty. Cały backlog jest już opracowany, więc Adam wie, co dokładnie programiści muszą zrobić, by ukończyć projekt – przynajmniej jeśli wszystko odbędzie się zgodnie z założeniami.

Plusy i minusy – zestawienie

Fixed price – korzyści

Brak ryzyka przekroczenia budżetu

Nie trzeba się obawiać, że koszt rozwoju aplikacji mobilnej będzie wyższy niż się spodziewałeś. Z kontraktem typu fixed price masz pewność, że otrzymasz produkt bez ponadprogramowych wydatków. Oczywiście, o ile sam nie zdecydujesz, że chcesz zrobić coś spoza ustalonego zakresu prac.

Mniejsze zaangażowanie klienta

Kiedy wszystko zostało zaplanowane i dokładnie udokumentowane, zarządzanie staje się znacznie łatwiejsze. Dlatego product owner nie musi aktywnie uczestniczyć w procesie rozwoju aplikacji. Wszystkie decyzje zostały już podjęte, więc reszta pozostaje w rękach zespołu.

Większa kontrola nad czasem

W tym modelu rozliczeń cały plan rozwoju produktu jest ustalany z góry. Wiesz, kiedy zbliżają się terminy ukończenia poszczególnych etapów i w jakiej fazie proces powinien być w danym momencie. W ten sposób zyskujesz pewność, że produkt trafi na rynek dokładnie wtedy, kiedy chcesz.

Fixed price – wady i kwestie problematyczne

Brak elastyczności w reagowaniu na zmiany

Powiedzmy, że konkurencja dodała nową funkcję i Ty też powinieneś ją wprowadzić, jeśli aplikacja ma odnieść sukces. Albo okazuje się, że nie możesz dostarczyć danych potrzebnych do stworzenia wybranych funkcjonalności, więc zespół deweloperów musi wymyślać nowe rozwiązanie, które pozwoli Ci osiągnąć cel.

Długo możemy mnożyć przykłady, ale wniosek jest prosty – nie zawsze jesteś w stanie przewidzieć potrzebę zmian, zwłaszcza w projektach długoterminowych. Im bardziej aplikacja jest złożona, tym trudniejsze się to staje.

Zmiany wiążą się często z większymi wydatkami, ponieważ trzeba sięgnąć po rozwiązania, których nie przewidziano przy ustalaniu zakresu działań. Istnieje też ryzyko potencjalnych problemów z jakością i wydajnością – dzieje się tak, gdy zespół może wybierać tylko spośród opcji, które da się rozwijać w określonym budżecie i czasie.

Brak miejsca na optymalizację

Podejście Agile – rekomendowane przy rozwoju oprogramowania – zakłada, że zespół regularnie się spotyka, wymienia uwagami i nieustannie optymalizuje aplikację. W przypadku kontraktu fixed price, omawianie nowych pomysłów nie jest konieczne, bo i tak nie można wyjść poza ustalony zakres prac. Jakość nie jest tu najważniejsza.

Prawdę mówiąc, nie ma znaczenia jak drobiazgowo przygotujesz się do projektu – perspektywa się zmienia, kiedy widzisz działający produkt.

Jeśli trzymasz się pierwszego planu za wszelką cenę, nie wykorzystujesz możliwości, które mają szansę przenieść Twój biznes na nowy poziom.

Czasochłonne przygotowania

Szczegółowej dokumentacji nie tworzy się z dnia na dzień. Software house, który podpisał kontrakt fixed price musi dokładnie przemyśleć każdy aspekt projektu. A planowanie wszystkich działań opóźnia rozwój aplikacji.

Ryzyko droższej usługi

Bywa, że koszt projektu oparty na modelu fixed price jest wyższy w porównaniu z rozliczeniem time and materials. Jak to możliwe? W pierwszym modelu budżet określa się z założeniem, że może pojawić się coś nieoczekiwanego, co sprawi, że trzymanie się pierwotnego planu nie będzie możliwe. Lepiej zapobiegać niż leczyć – to zupełnie zrozumiałe, że firmy tworzące oprogramowanie chcą być przygotowane na takie sytuacje.

Kto skorzysta na wyborze modelu fixed price?

Rozliczenie w oparciu o stałą cenę ma w pewnych kwestiach przewagę nad modelem T&M.

Lepiej przemyśleć kontrakt fixed price, kiedy Twój biznes:

• rozwija MVP (Minimum Viable Product) – prostą aplikację bez zaawansowanych, złożonych funkcjonalności,
• ma jasne wytyczne dotyczące projektu,
• chce zbudować prostą aplikację z niewielką liczbą funkcji,
• musi dotrzymywać ściśle określonych terminów,
• przewiduje krótki okres rozwoju produktu,
• nie ma dedykowanej osoby, która mogłaby aktywnie uczestniczyć w projekcie.

Model time and material – korzyści

Elastyczność i większe szanse na stworzenie produktu pożądanego na rynku

W T&M klienci mogą wprowadzać zmiany do wstępnie określonego zakresu działań, kiedy tylko uznają to za korzystne. Potrzebujesz nowej funkcji? Nie ma problemu. Nie da się wdrożyć technologii, z której początkowo chciałeś skorzystać? Możemy wypróbować coś innego i dostosować plan prac do aktualnych potrzeb.

Nawet zespół jest skalowalny – w czasie procesu rozwoju produktu możemy zwiększać lub zmniejszać liczbę programistów, żeby zoptymalizować działania.

Model T&M jest szczególnie korzystny w projektach długoterminowych, kiedy niemal niemożliwe jest zaplanowanie każdego działania zanim rozpocznie się budowa produktu.

Nie musimy trzymać się początkowo wybranych rozwiązań. Zamiast tego możemy omawiać projekt na bieżąco i testować opcje, które zwiększają funkcjonalność produktu. W ten sposób dbamy o lepszy UX i budujemy aplikacje, na które jest zapotrzebowanie na rynku.

Mniej czasu na przygotowania

Zespół nie musi spędzać dużo czasu na sporządzaniu dokumentacji, dlatego budowa oprogramowania zaczyna się szybciej. Nie warto formułować backlogu w całości przed rozpoczęciem projektu – Project Manager może dodawać nowe elementy na bieżąco.

Większa kontrola nad procesem rozwoju produktu

Zawsze jesteś dobrze poinformowany i masz realny wpływ na projekt. Programiści regularnie prezentują Ci wyniki swojej pracy i wspólnie omawiacie kolejne kroki. Owszem, dla product ownera to oznacza większe zaangażowanie, ale wysiłek się opłaca. Bliska współpraca z zespołem pomoże Ci podejmować decyzje, które umożliwiają budowę lepszego produktu.

Brak kosztów dodatkowych

Wspomnieliśmy o tym wcześniej, ale żeby była jasność – w modelu T&M płacisz za godziny pracy i materiały. Nie ma dodatkowych kosztów, tak jak w przypadku modelu fixed price, kiedy przy określaniu ceny bierze się pod uwagę możliwość, że coś pójdzie nie tak.

T&M – wady i kwestie do rozważania

Szansa, że ostateczny koszt będzie wyższy niż szacowano

W rozliczeniu na podstawie fixed price wiesz dokładnie, jakim budżetem musisz dysponować. Jeśli wybierzesz model time and materials, nie jest to takie oczywiste – otrzymujesz estymację, żeby wiedzieć, czego się spodziewać, ale nie znasz dokładnej kwoty ostatecznej.

Z drugiej strony, T&M pozwala Ci kontrolować cały proces. Wszystkie działania są wcześniej konsultowane – nie ma ryzyka, że nagle trzeba będzie zapłacić więcej niż zakładałeś. Możesz być spokojny, że zespół programistów nie wdroży żadnych rozwiązań przed otrzymaniem Twojej zgody.

Większe zaangażowanie ze strony product ownera

Jak pisaliśmy wcześniej, klient śledzi proces rozwoju aplikacji i staje się aktywnym członkiem zespołu. Product owner musi przeznaczyć na to trochę czasu.

Trudno z góry ustalić wszystkie daty

Nie da się zjeść ciastka i mieć ciastko. Albo masz całkowitą kontrolę nad czasem, albo optymalizujesz aplikację w ramach elastycznego procesu. Tylko w tym ostatnim przypadku musisz wiedzieć, że ostateczną datę publikacji trudno przewidzieć na samym początku projektu.

Kto skorzysta na wyborze modelu T&M?

Porównując model fixed price vs time and materials, ten ostatni zwykle sprawdza się wtedy, gdy:

• budujesz złożoną aplikację,
• zaczynasz długoterminowy projekt,
• nie masz ustalonych wszystkich wytycznych,
• jesteś otwarty na zmiany, które mogą ulepszyć aplikację,
• wchodzisz na dynamiczny rynek, gdzie szczególnie ważne jest bycie na bieżąco.

T&M vs fixed price w rozwoju oprogramowania

Nie ma uniwersalnego rozwiązania. Oba modele rozliczeń mają swoje wady i zalety, ale decyzja sprowadza się głównie do wyboru pomiędzy przewidywalnością (fixed price) a elastycznością (T&M).

Miej na uwadze, że zaplanowanie każdego elementu dużego, długoterminowego projektu jest niemal niemożliwe. Zresztą nawet w przypadku tych mniejszych może to być trudne.

 

Potrzebujesz pomocy przy wyborze rodzaju rozliczenia? Skontaktuj się z nami i opowiedz nam o swoim projekcie. Rozważymy wszystkie plusy i minusy i zaproponujemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.