19 wskazówek jak organizować spotkania w zespole projektowym i szybciej realizować cele
Nurtuje Cię pytanie, dlaczego Twoje spotkania się przedłużają, a nie udaje się omówić wszystkich planowanych kwestii? A może zastanawiasz się, czemu zawsze trzeba umawiać się kilka razy i ciągle omawiać ten sam temat?
Sprawdź porady, które podpowiedzą Ci, jak zorganizować efektywne spotkania i osiągać cele w krótszym czasie.
Kiedy warto zorganizować spotkanie?
Zanim przejdę do wskazówek, chcę żebyś zapamiętał_a, że spotkanie projektowe często jest czasochłonnym rozwiązaniem. Dlatego zanim zaczniesz je organizować, zastanów się, czy nie da się osiągnąć celu w inny sposób. Może wystarczy napisać maila, wykonać telefon albo poruszyć temat w trakcie jednego z cyklicznych spotkań, które niebawem będzie miało miejsce?
Jeśli jednak na każde z tych pytań masz przeczącą odpowiedź, poznaj kilka zasad, które pozwalają organizować efektywne spotkania.
Zaproszenie i agenda
- Przez tydzień sumiennie przygotowywałeś_aś spotkanie, a ostatecznie połowa uczestników i uczestniczek o nim zapomniała? Nic dziwnego, jeśli nie widzieli go w swoich kalendarzach. Aby uniknąć takiej sytuacji, wystarczy zaprosić interesariuszy_ki, tworząc wydarzenie w kalendarzu (najlepiej dodać też link do spotkania). Dzięki temu z wyprzedzeniem dostaną oni powiadomienie o zbliżającym się spotkaniu. Jeśli jest taka możliwość, wyślij zaproszenia minimum 48 godzin przed rozpoczęciem.
- W treści wiadomości poproś wszystkich o zaakceptowanie lub odrzucenie zaproszenia (najlepiej przy pomocy przycisków AKCEPTUJ/ODRZUĆ). W ten sposób zyskasz informację, ile osób rzeczywiście planuje się zjawić. Unikniesz też niepotrzebnego oczekiwania na nieobecnych po rozpoczęciu wydarzenia.
- O ile zaproszenie w kalendarzu staje się powoli standardem, wciąż nie każdy pamięta o wysłaniu agendy. Nie warto pomijać tego punktu, jeśli chcemy, aby goście i gościnie mieli szansę na przygotowanie się do spotkania. Co powinna zawierać agenda? Napisz, jaki jest cel wydarzenia i wypunktuj najważniejsze kwestie, które chcesz omówić. Przygotowanie agendy nie zajmie Ci wiele czasu, a jest ona naprawdę istotna dla uczestników_czek.
- Jeśli spotkanie odbywa się w formie online, już w zaproszeniu poproś o włączenie kamery, tak aby wszyscy byli na to przygotowani.
- Długie spotkania nie są rekomendowane, dlatego postaraj się zamykać w krótszych ramach czasowych (maksymalnie dwie godziny) albo rozkładaj spotkanie na więcej części. Kiedy nie jest to możliwe, zrób jedną lub kilka przerw, żeby łatwiej było skupić uwagę na omawianych zagadnieniach.
Uczestnicy i uczestniczki
- Pierwsza i najważniejsza zasada – zapraszaj tylko osoby, których obecność jest niezbędna. Zdarzyło Ci się kiedyś tracić czas na zebraniu, na którym nie miałeś_aś nic do powiedzenia? Nie chcesz, żeby inni też mieli takie odczucia podczas spotkania, które Ty przygotowujesz. Dlatego dobrze się zastanów, z kim chcesz rozmawiać. A kiedy wybierzesz już właściwe osoby, skorzystaj z asystenta planowania. To rozwiązanie jest już dostępne w wielu platformach np. Google Calendar. Dzięki niemu szybko wybierzesz dogodny dla wszystkich dzień i godzinę.
Asystent planowania w Google Calendar.
- Niektórzy nie mogą być obecni na całym spotkaniu? Ustal, czy jest szansa na podzielenie wydarzenia na sektory poświęcone różnym zagadnieniom. Być może da się omówić najważniejsze tematy w większym gronie. W ten sposób osoby, które nie mogą być obecne do samego końca, nadal będą mogły wynieść ze spotkania istotne informacje. Zadbaj o to, żeby później otrzymały one podsumowanie.
- Nikt nie lubi spamu. Dlatego kiedy zmieniasz opis wydarzenia albo kogoś zapraszasz bądź usuwasz zaproszenie, nie wysyłaj wszystkim powiadomień. Wprowadzi to tylko niepotrzebne zamieszanie.
Czas i forma
- Zdarzają Ci się dni, kiedy nie masz czasu na zrobienie herbaty albo zjedzenie szybkiej przekąski? Wiem, jak to jest. Na szczęście można się przed tym zabezpieczyć. Warto kierować się zasadą, aby spotkanie zawsze kończyło się minimum 5 minut przed następnym. Kiedy uczestnicy_czki wiedzą, że rozmowa ma trwać np. 25 minut zamiast 30 minut albo 55 minut zamiast pełnej godziny, wtedy poziom ich skupienia rośnie. Dlaczego? Ponieważ wiedzą, że zaraz po zakończeniu spotkania, a przed rozpoczęciem kolejnego, odpoczną podczas przerwy.
- Poinformuj uczestników i uczestniczki, jaka będzie forma spotkania: hybrydowa, online czy offline. Jeśli umawiacie się online – pamiętaj o dodaniu adresu URL do zaproszenia. W przypadku wydarzeń offline zarezerwuj miejsce i dodaj informację do opisu, gdzie i o jakiej godzinie mają się one odbyć. Staraj się unikać hybrydowych spotkań, ponieważ są mniej efektywne.
- Jeśli planujesz spotkanie rozpoczynające się od prezentacji, która ma być wstępem do rozmów, koniecznie trzymaj się ustalonych wcześniej ram czasowych. Ważne, aby nie tylko przedstawić treść, ale również wziąć pod uwagę, że może wywiązać się dyskusja, a na nią również potrzebny jest slot czasowy.
Przebieg spotkania
- Na początku spotkania przedstaw jego zasady i powiedz, w jaki sposób będzie ono przebiegało. Poinformuj uczestników i uczestniczki m.in. o tym, jaka będzie jego forma. Będziecie głównie rozmawiać? A może planujesz najpierw przedstawić prezentację, a następnie przejść do pytań? Warto też przypomnieć, jaki jest cel spotkania. Wtedy zyskujesz pewność, że każdy wie, na jakim temacie należy się skupić.
- Poproś wszystkich o włączenie kamery, jeśli wydarzenie ma formę online. Dzięki temu łatwiej będzie im się skupić w trakcie spotkania.
- Jeśli w czasie dyskusji pojawiają się tematy poboczne, warto je zapisywać i odkładać na tzw. parking. Można je będzie omówić na końcu lub w ramach innego spotkania.
Sesja Q&A
- Pamiętaj, aby pozwolić każdemu na wyrażenie swojego zdania. Ale żeby nie doprowadzić przy tym do chaosu, ustal w jaki sposób można będzie zgłaszać chęć zabrania głosu. Część komunikatorów daje możliwość podniesienia ręki, można też wykorzystać do tego czat. Wtedy żadna ważna kwestia wam nie umknie.
- Weź pod uwagę, że nie każdy ma odwagę, aby wypowiedzieć się na forum. Dlatego jeśli jest taka potrzeba, postaraj się zainicjować oddzielny kontakt i dopytać o zdanie.
- Czasem na czacie pojawiają się pytania i wnioski, które przydają się w przyszłości. Upewnij się, że Twój komunikator pozwala je zapisywać, a jeśli nie – pamiętaj, żeby je skopiować do innego narzędzia.
Podsumowanie spotkania
- Dzięki spisaniu podsumowania, w każdej chwili będzie można sobie przypomnieć, co zostało ustalone. Wypisz wszystkie najważniejsze kwestie lub (jeśli możesz) oddeleguj do tego inną osobę. Po zakończonym wydarzeniu wyślij tę listę do wszystkich uczestników i uczestniczek.
- Ważne, aby podsumowanie było wysłane jak najszybciej po zakończeniu spotkania. W ten sposób zarówno Ty jako osoba podsumowująca, jak i odbiorcy będziecie mieli świeżą wiedzę, przez co szybciej zauważycie ewentualne odchylenia od ustaleń.
Lista dobrych praktyk
Planując spotkanie, pamiętaj, że i organizatorzy, i osoby uczestniczące powinni stosować dobre praktyki w celu optymalizacji czasu, którego często brakuje. Niestety nie wszyscy je znają.
Dlatego dobrym rozwiązaniem jest wysłanie krótkiej listy ze wskazówkami, które pomogą im się odnaleźć. Żeby ułatwić Ci zadanie, przygotowałam taką listę. Możesz ją skopiować i dostosować do swoich celów.
Akceptacja zaproszenia
Informacja o Twoim udziale w spotkaniu jest dla nas bardzo ważna i pozwala nam lepiej przygotować się do spotkania. Jeśli wiesz, że nie będziesz w nim uczestniczyć, daj nam znać. O ile masz taką możliwość, wyznacz na swoje miejsce zastępcę i przekaż nam kontakt do tej osoby.
Przygotowanie do spotkania
W poprzedniej wiadomości opisaliśmy dokładnie temat spotkania i zagadnienia, jakie chcemy poruszać. Zapoznaj się z agendą spotkania i zastanów się, jaki może być Twój wkład w to wydarzenie. Przygotuj niezbędne informacje ze swojego obszaru. Rozważ też, jak możesz je przekazać. Być może prezentacja albo inny sposób wizualizacji danych sprawdzi się w Twoim przypadku. Jeśli jest taka potrzeba, udostępnij nam materiały z wyprzedzeniem.
Punktualność
Bardzo prosimy o punktualne przybycie na spotkanie. Jeśli jednak przewidujesz opóźnienie, w miarę możliwości poinformuj nas o tym wcześniej.
Aktywność
Twoje aktywne uczestnictwo sprawia, że spotkanie jest bardziej efektywne. Dlatego prosimy – nie rozpraszaj się innymi zadaniami, takimi jak odpisywanie na wiadomości na komunikatorach, odpowiadanie na maile czy korzystanie z telefonu. Robienie kilku zadań jednocześnie sprawi, że nie wyciągniesz ze spotkania 100% informacji i trudniej będzie Ci się skupić.
Korzystanie ze sprzętu: kamera i mikrofon
To spotkanie odbywa się online, dlatego zadbaj o to, żeby mieć zawsze włączoną kamerę. Pozwoli nam to lepiej się zrozumieć. Pamiętaj też o wyciszaniu mikrofonu, gdy głos zabiera któryś z uczestników spotkania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak duży szum słychać wokół nas, co zakłóca komunikację i utrudnia przekazywanie informacji.
—-
Teraz masz pełną wiedzę o tym, jak zorganizować efektywne spotkanie w zespole projektowym. Jego przygotowanie powinno być już o wiele łatwiejsze. Powodzenia!