Jak przygotować się do warsztatów Design Thinking online? Wskazówki dla zdalnych zespołów

Jeśli jesteś product managerem, product ownerem czy po prostu liderem zespołu odpowiedzialnego za rozwój aplikacji, na pewno zależy Ci na tym, żeby projekt przyniósł firmie jak najwięcej korzyści.

Wyzwania są jednak czasem nie do uniknięcia, a niektóre problemy ciężko przewidzieć. Nawet jeśli wiesz, że zmiany są niezbędne, niełatwo znaleźć rozwiązania. Na szczęście warsztaty design thinking mogą Ci w tym pomóc.

Sprawdź, czemu warto poświęcić na nie swój czas i jak się do nich przygotować, gdy są organizowanie w formie online.

Czym są warsztaty design thinking?

Design thinking to podejście do rozwiązywania problemów, które w centrum stawia użytkowników. Uczestnicy warsztatów design thinking opracowują pomysły, które pomagają im poradzić sobie z biznesowymi wyzwaniami i ułatwiają życie użytkownikom.

Proces design thinking wyróżnia iteracyjne podejście. Zazwyczaj składa się on z pięciu etapów:

1. Empatia – poświęcamy czas na user research, czyli zbieramy informacje o użytkownikach, żeby lepiej zrozumieć ich problemy, potrzeby i motywacje.
2. Definiowanie problemu  – ustalamy, na jakim problemie musimy się skupić, żeby zmienić sytuację na lepsze.
3. Ideacja – zespół pracuje nad rozwiązaniami zdefiniowanych wcześniej problemów i wymienia się pomysłami.
4. Prototypowanie – tworzymy prototyp (cyfrowy bądź papierowy) z podstawowymi elementami, który można wykorzystać do testowania naszych rozwiązań.
5. Testy – sprawdzamy, co potencjalni użytkownicy sądzą o naszych pomysłach. Ich feedback pomaga nam ustalić, jakie aspekty wymagają poprawy.

Kto uczestniczy w warsztacie design thinking?

Ważnym czynnikiem, który wpływa na sukces warsztatu jest współpraca uczestników specjalizujących się w różnych dziedzinach. 

Wszyscy dzielą się swoimi spostrzeżeniami i pomysłami, a następnie biorą udział w burzy mózgów. W rezultacie każdy patrzy na problem z innej perspektywy. To pozwala wpadać na lepsze, bardziej innowacyjne pomysły i unikać problemów, które dla części ekspertów są oczywiste.

Przykładowo jeśli jesteś CEO albo product managerem, pewnie wiesz całkiem sporo na temat wstępnej wizji produktu i celów biznesowych. Programiści są specjalistami od technologii, a pracownicy biura obsługi klienta lub działu marketingu mogą sporo powiedzieć na temat problemów użytkowników.

Jako firma zajmująca się tworzeniem aplikacji, zazwyczaj zapraszamy na warsztat programistów specjalizujących się w technologiach mobilnych i UX/UI designera. Lista osób może być jeszcze dłuższa, ale najważniejsze jest to, żeby zaangażować różnych ekspertów i uzyskać szerszy obraz sytuacji.

Kiedy warto zorganizować warsztaty?

Weź udział w warsztacie, jeśli stoisz przed wyzwaniem, którego nie można szybko rozwiązać w obrębie jednego działu i który wymaga szerszej perspektywy.

Na przykład, gdy użytkownicy nie zachowują się w oczekiwany sposób albo zmiany na rynku sprawiają, że Twój produkt nie prezentuje się już tak korzystnie. Metody design thinking przydają się też wtedy, gdy masz jedynie wstępną koncepcję produktu i musisz dopracować szczegóły.

Z kolei z perspektywy technologicznej warsztat z programistami pomaga dobrać najlepsze rozwiązania do budowy aplikacji.

To tylko kilka przykładów kwestii, które można poruszyć w czasie warsztatów design thinking. Napisz do nas jeśli chcesz się dowiedzieć, czy Twój problem może być rozwiązany w taki sposób.

Korzyści z warsztatów

Kiedyś standardem było organizowanie warsztatów stacjonarnie. W ostatnich latach zaszły jednak zmiany i zespoły zaczęły doceniać korzyści, które zapewniają tylko warsztaty online.

Oszczędność czasu

Nie musisz dojeżdżać do biura ani żadnego innego miejsca, żeby wziąć udział w warsztacie. Dzięki temu oszczędzasz wiele czasu. To ważne zwłaszcza dla tych uczestników, którzy dołączają do zespołu tylko na jedno ćwiczenie, a zaraz potem muszą biec do innych zadań.

Gdy umawiamy się na warsztat online, trzeba tylko włączyć się do rozmowy na Zoomie czy w Google Meet. Uczestnicy mogą szybko przenieść się na inne zdalne spotkanie, kiedy ich część warsztatu dobiegnie końca.

Brak ograniczeń geograficznych

Każdy może wziąć udział w warsztatach bez opuszczania swojego domu czy biura. Dzięki temu firmy mogą współpracować na korzystnych warunkach bez względu na to, w jakich krajach są zlokalizowane. Jedyną trudnością mogą być różne strefy czasowe, ale można sobie z tym łatwo poradzić. Np. kiedy nasz zespół z Polski łączy się z klientem ze Stanów Zjednoczonych, umawiamy się na poranne amerykańskie godziny i popołudniowe europejskie. Dzięki temu wszyscy są zadowoleni.

Warto też zauważyć, że o wiele łatwiej zebrać specjalistów z wielu działów na spotkaniu online niż w biurze.

Aktualne informacje zawsze pod ręką

Podczas warsztatu zespół sporządza wiele notatek, wypisuje pomysły na karteczkach, a nawet tworzy szkice i rysunki. Po sesji stacjonarnej trzeba zrobić tym materiałom zdjęcia. Na szczęście nie jest to konieczne w przypadku narzędzi online.

Wiele platform do zdalnej współpracy zapisuje treści automatycznie, dzięki czemu nic się nam nie gubi (jak np. karteczki post-it, które mają tendencję do odklejania się).

Na dodatek wszyscy mają do tych materiałów dostęp nawet po warsztatach. Poza tym możemy kopiować wirtualne notatki i grafiki, co ułatwia pracę.

Lepsza współpraca w przyszłości

Warsztat online pozwala Ci zobaczyć, jak może się układać zdalna współpraca jeśli dalej będziesz pracować z tym samym zespołem. Kiedy rozwijasz aplikację, spotkania online to Twój chleb powszedni. Jesteś w stałym kontakcie z zespołem, żeby monitorować postępy, rozwiązywać problemy i omawiać zadania. Dlatego warto się upewnić, czy wybrana przez Ciebie agencja jest odpowiednim partnerem dla Twojego biznesu. Warsztat daje Ci taką możliwość.

Pozostałe korzyści

Poza opisanymi wcześniej zaletami trzeba też wspomnieć o korzyściach, które oferuje każdy warsztat design thinking – i stacjonarny, i online. Dzięki niemu otrzymujesz jasną wizję produktu, który rozwiązuje problemy użytkowników i pomaga Ci osiągać cele biznesowe. W ten sposób zmniejszasz też ryzyko, że Twój pomysł nie odniesie sukcesu, ponieważ został on dokładnie przeanalizowany i przetestowany z użytkownikami.

Co warto zrobić przed warsztatem?

1. Przekaż organizatorom jak najwięcej informacji

Agencja pewnie poprosi Cię o wypełnienie briefu przed warsztatami. To ważne, więc lepiej poświęcić na to trochę czasu. Nie musisz odpowiadać na każde pytanie, ale pamiętaj, że to nasze podstawowe źródło danych i liczy się każda informacja. Brief pomoże nam zrozumieć Twoje oczekiwania i odpowiednio zaplanować agendę.

Co znajdziesz w briefie? To zależy od projektu, ale zazwyczaj są tam pytania o Twoje produkty lub usługi, wstępną wizję produktu, grupy docelowe i persony użytkowników oraz konkurencję.

2. Starannie sformułuj swoje cele dla aplikacji

Wiedza o tym, jakie efekty chcesz osiągnąć dzięki aplikacji jest dla nas kluczowa. Zastanów się, co pozwoli Ci uznać projekt za sukces. Dodatkowo przemyśl, z jakich metryk będziesz korzystać, żeby śledzić wydajność aplikacji. Może prowadzisz sklep eCommerce i chcesz zwiększyć zaangażowanie użytkowników o 10%? Albo zależy Ci na podniesieniu średniej wartości koszyka o 15%?

Takie informacje powiedzą nam, jakie elementy są dla Ciebie ważne i na jakich celach powinniśmy się skupić. Możesz też określić, kiedy chcesz te wyniki zobaczyć. Przykładowo, jak szybko powinno wzrastać zaangażowanie użytkowników w pierwszym i drugim kwartale? Możliwe, że trzeba będzie zaplanować pewne rzeczy z większym wyprzedzeniem, żeby wdrożyć rozwiązania, które to umożliwią.

3. Zastanów się, jakie ryzyka są związane z projektem

Niektóre ryzyka będą wynikać ze zmieniających się trendów na rynku, inne będą powiązane z modelem biznesowym, zachowaniem użytkowników czy technologią. Zalecamy indywidualną analizę ryzyka jeszcze przed warsztatem, żeby później nie umknęła nam żadna istotna kwestia.

Podczas warsztatu każdy członek zespołu podzieli się swoją opinią na ten temat. W rezultacie będziemy mogli proponować lepsze rozwiązania, które powinny usatysfakcjonować każdego użytkownika.

4. Umów się na spotkanie przed warsztatem

Po otrzymaniu wypełnionego briefu z informacjami prawdopodobnie będziemy mieć do Ciebie kilka dodatkowych pytań. Ty również będziesz pewnie mieć kilka kwestii do omówienia. Właśnie dlatego często zapraszamy osobę z zespołu klienta na krótką rozmowę przed warsztatem.

To doskonała okazja, by wytłumaczyć sobie każdą niejasną kwestię związaną z agendą czy warunkami rozliczenia.

5. Poznaj narzędzia

Aby nasze działania były bardziej efektywne, korzystamy z narzędzi online, takich jak Miro, Mural, i FigJam. Jeśli nie masz doświadczenia w pracy z tymi platformami, zobacz tutorial, który wysyłamy przed warsztatem. Dzięki niemu poznasz podstawowe zasady, które pozwolą Ci sprawnie posługiwać się wybranym narzędziem w czasie naszego spotkania.

Wiemy, że Twój czas jest cenny, dlatego w ramach procesu design thinking chcemy skupić się na wyzwaniach, użytkownikach i biznesie. Tutorial zaoszczędzi nam trochę czasu podczas warsztatów, dzięki czemu będziemy mogli szybciej przejść do analizy i ideacji.

Dobre praktyki

Poznaj kilka podstawowych zasad, które usprawnią przebieg warsztatów.

Umieść telefon poza zasięgiem wzroku

Wszyscy to znamy – trzeba być skupionym, a tymczasem chęć sprawdzenia zdjęć, postów i wiadomości jest silniejsza. Kiedy nie masz w dłoni smartfona, łatwiej ją ignorować i skupić się na zadaniach. W ten sposób pokazujesz też pozostałym uczestnikom, że ich szanujesz i zależy Ci na wysłuchaniu ich opinii.

Wycisz powiadomienia

Czasem otrzymujesz powiadomienie o nowym emailu lub innej wiadomości w środku spotkania. Nawet jeśli postanawiasz, że tego nie sprawdzisz, zastanawianie się, czego dotyczyło powiadomienie rozprasza Twoją uwagę przez resztę spotkania. Czy to pomyślna wiadomość? Czego oni ode mnie chcą? Żeby uniknąć takich myśli, lepiej wyłączyć powiadomienia na komputerze.

Otwórz się na nowe pomysły

Sceptyczny stosunek do warsztatów design thinking jest czymś naturalnym dla osób przyzwyczajonych do omawiania problemów w małym zespole współpracowników. Czasem może to jednak nie wystarczyć, zwłaszcza kiedy trzeba podejmować decyzje o dużym znaczeniu dla firmowego budżetu.

Pamiętaj, że wszyscy uczestnicy warsztatów mają wspólny cel i chcą, żeby aplikacja się rozwijała. Narzędzia design thinking, takie jak mapy empatii, product vision board czy mapa podróży użytkownika (ang. user journey map) pozwolą Ci starannie przeanalizować problem i opracować rozwiązania dostosowane do biznesu i grupy docelowej.

To zwiększy szanse na powodzenie projektu, ale każdy musi skupić się na zadaniach, współpracować i mieć otwarty umysł.

Pokaż się

Najlepiej mieć włączoną kamerę przez cały czas trwania sesji warsztatowej. Gdy możemy obserwować reakcje pozostałych uczestników, współpraca staje się łatwiejsza. Dzięki temu widzimy też, czy wszyscy są skupieni na swoich zadaniach, czy raczej sprawdzają wiadomości na smartfonie.

Zachęcamy również do utworzenia wcześniej konta na platformie, na której będą odbywały się warsztaty (np. FigJam lub Miro) i dodania swojego zdjęcia profilowego.

Zabieraj głos i bądź aktywnym uczestnikiem

Nie bój się zabierać głosu, nawet jeśli masz inne zdanie niż pozostali uczestnicy warsztatu. Jako organizatorzy robimy co w naszej mocy, żeby każdy członek zespołu czuł się komfortowo, dzieląc się swoimi przemyśleniami – nawet jeśli nie są to popularne opinie.

Warsztat to dobre miejsce na analizę takich pomysłów, ponieważ rzadko kiedy tak wielu różnych specjalistów uczestniczy w tym samym spotkaniu.

Zadbaj o kwestie organizacyjne

Przed warsztatem sprawdź połączenie internetowe i upewnij się, że Twoje otoczenie pozwala skupić się na ćwiczeniach warsztatowych. Może się to wydawać oczywiste, ale odpowiednie warunki odgrywają ważną rolę i warto o nie zadbać.

Co dzieje się po warsztatach?

Po warsztacie design thinking projektujemy interfejs (UI) i przechodzimy do testów z użytkownikami. To opcjonalny, ale rekomendowany krok. Na tym etapie reprezentanci grupy docelowej wykonują zadania na prototypie aplikacji. To doskonały sposób na zebranie feedbacku i planowanie zmian, które ulepszą projekt.

Kiedy ta część procesu dobiegnie końca, programiści piszą kod. Na bieżąco go testujemy. Dowiesz się więcej na ten temat z artykułów na naszym blogu, a jeśli masz jakieś pytania – napisz do nas.